Kommunikation – Der einfachste Hebel und trotzdem ein Dauerbrenner ohne Flamme

Kommunikation ist wichtig. «Jaja, das wissen wir doch alle, nächster Punkt.» Ging das Ihnen gerade durch den Kopf? Werden Sie ungeduldig, wenn das leidige Thema Kommunikation aufkommt? Natürlich wissen Sie, dass Kommunikation wichtig ist, gerade jetzt, wo dezentrales Arbeiten angesagt ist. Aber sind wir mal ehrlich: Darüber zu reden wie wir reden, ist doch Zeitverschwendung! Oder?

Mit dieser Meinung – ob offen oder im Geheimen – sind Sie nicht alleine. Kommunikation ist ein Dauerbrenner ohne Flammen, wird lustlos diskutiert und möglichst schnell abgehandelt. Und das, obwohl den meisten klar ist, wie astrein die Prozesse laufen, wenn die Kommunikation stimmt. Woher kommt also diese Aversion gegen Verbesserungen im kommunikativen Bereich?

Talk less, do more

Oder wie wir in der Schweiz sagen: «Weniger lafere, meh lifere». Mit diesem Arbeitsethos sind wir aufgewachsen und gerade im Lean Management gibt es viele Macher und Macherinnen. Wir wollen TUN und nicht reden! Diese Einstellung ist wunderbar, stösst Verbesserungen an und begründet den nachhaltigen Erfolg unserer Unternehmen. Das Problem ist also nicht diese Philosophie, sondern der Trugschluss, dass Kommunikation mit «nur Reden» gleichzusetzen ist. Zu viel Reden ohne Mehrinformation gibt es durchaus und ist eine Verschwendung im klassischen Sinne (= Überproduktion).

Kommunikation ist Wissenstransfer

Kommunikation umfasst allerdings nicht nur Reden, sondern jeglichen Wissenstransfer von einer Person zur anderen. Das heisst, wenn Sie Anleitungen schreiben, aufgrund von CAD-Plänen eine Maschine einrichten, Ihren Kalender pflegen, die Anamnese eines Patienten protokollieren, Ihr CRM updaten oder mit einem Kunden telefonieren, dann bewegen Sie sich stets in der Sphäre der Kommunikation.

Einfacher Hebel zur Prozessoptimierung

Eine wichtige Frage, die Sie deshalb stets begleiten sollte, wenn Sie Ihre Prozesse kritisch hinterfragen, ist: Waren

• die richtigen Informationen
• zur richtigen Zeit
• auf dem richtigen Medium
• bei der richtigen Person
• in der richtigen Menge und
• verständlich

verfügbar? Allzu oft stockt es nämlich in den Prozessen, weil auf Informationen gewartet wird, die Informationen unvollständig sind oder umständlich einzuholen («Wo war das noch gleich abgelegt?»). Diese Lücken zu schliessen verlangt zwar Zeit, weil der zukünftige Informationsfluss bestenfalls mit allen Anspruchsgruppen zusammen festgelegt wird. Eine technische Investition ist in den meisten Fällen aber nicht nötig, weil alle Medien bereits vorhanden sind.

Leichter gesagt als getan?

Ja, das Kommunikationsthema hat durchaus etwas mit TUN zu tun. Nur über Kommunikation zu reden, ändert nichts, ist ungemein frustrierend und führt genau zu diesem Überdruss, den wir alle kennen. Was wir also brauchen, sind Sie, die Macher und Macherinnen, die aufstehen und sagen: «Jetzt reicht’s mit Jammern, was ändern wir?» Gehen Sie das Thema aktiv an und erklären Sie Kommunikation zu einem Verbesserungsprojekt. Ziehen Sie dieses wie jedes andere Projekt strukturiert, analytisch und zielgerichtet auf. So können Sie sachlich und ergebnisorientiert damit hantieren, und vor allem faktenbasierte Ergebnisse präsentieren. Das motiviert!

Wann? Natürlich jetzt!

Dezentrales Arbeiten ist zwangsläufig für fast alle in den unmittelbaren Erlebensbereich gerutscht. Dabei haben wir mit dem Paradox zu kämpfen, dass wir einerseits einer Überinformation ausgesetzt sind, andererseits unstrukturierte Informationen nicht mehr so einfach beim Morgenkaffee bei unseren Büronachbarn einholen können. Das heisst, wir müssen die für uns wichtigen Informationen in einem unüberschaubaren Datenmeer lokalisieren, das sich schlimmstenfalls auch noch auf verschiedene Medien verteilt (ERP, E-Mail, Telefon, (virtuelle) Shopfloor-Boards, WhatsApp, Chat etc.). Zugleich haben wir keinen Zugang mehr zu Informationen, die zwar wichtig für uns wären, aber nicht bewusst eingefordert werden, weil wir schlicht nicht wissen, dass sie existieren. Die klassischen (Shopfloor) Meetings funktionieren im Home Office und dezentralen Arbeiten nicht mehr. Lösungsansätze gibt es genug, aber sie müssen auch aktiv thematisiert werden.

«Effizientes dezentrales Arbeiten ist nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft die Grundlage nachhaltig erfolgreicher Unternehmen. Packen Sie es an!»

Fazit

Kommunikation ist nur ein leidiges Thema, wenn tatenlos darüber geredet wird. Das abstrakte Konzept kann sehr konkret werden, wenn Sie die Informationsflüsse in Ihrem Unternehmen beobachten und die unzähligen Verschwendungen lokalisieren. Wenn Sie diese zielgerichtet anpacken, bleibt auch der Erfolg nicht aus. Vergessen Sie nicht: Wir leben im Informationszeitalter, in dem Sie um Data Management nicht herumkommen. Kommunikationsmanagement ist nichts anderes. Also lassen Sie sich nicht von Ihren Mitstreitern abhängen, die bereits erkannt haben, dass der effiziente Informationsfluss die Grundlage eines jeden erfolgreichen Unternehmen ist. In diesem Sinne: Schluss mit reden über Kommunikation, packen Sie es an!

Lisa Dermond