Lean zum ersten Mal in der Administration

Sven, Schilliger, Chief Sales Officer, Thermoplan AG: Wir wollten die Durchlaufzeit in der Vertriebsauftragsabwicklung reduzieren. Doch obschon wir viel Erfahrung in Lean Production hatten, waren wir es uns nicht gewohnt Lean Management in der Administration anzuwenden. Die Resultate unseres ersten Lean Projektes in der Administration sind vielseitig. Unter anderem konnten wir Medienbrüche abbauen, die Durchlaufzeit stark reduzieren und die First-Time-Right-Rate für korrekt ausgefüllte Bestellformulare auf 94% verbessern.

Und obschon diese Verbesserungen gut waren, hat meiner Ansicht nach keine wesentliche Veränderung stattgefunden. Viel wichtiger war für mich die Sensibilisierung auf das Thema Lean Management in der Administration. Wir haben mit diesem Projekt erfolgreich das Bewusstsein der Mitarbeitenden geschärft und vermittelt, dass man immer wieder die bestehenden Schritte durchleuchten und allenfalls an die Marktsituation anpassen muss.

Ausgangslage

Wir setzten uns das Unternehmensziel Lean in allen Bereichen einzuführen. Dieses Ziel zu bestimmen ist das eine, die Umsetzung jedoch eine ganz andere Angelegenheit. Wie können wir Lean in der Administration so einführen, dass alle Mitarbeitenden den Mehrwert verstehen und motiviert ein Teil des Prozesses werden? Es war uns klar, dass man ein Projekt durchführen muss, um erste Erfahrungen zu sammeln. Wie und wo wir im Unternehmen mit einem solchen Projekt starten, stellte jedoch zu Anfang eine wesentliche Herausforderung dar. Obwohl die Firma Thermoplan AG sich in den vergangenen Jahren sehr viel Lean Management Erfahrung in der Produktion aneignen konnte, war es für uns nicht denkbar Lean in der Administration ohne externe Begleitung einzuführen. Wir haben mehrere Kandidaten evaluiert und uns schlussendlich für die Leancom GmbH entschieden. Massgebend für diesen Entscheid war der Auftritt der Leancom, der sowohl auf professioneller als auch auf persönlichen Ebene einen sehr positiven Eindruck hinterlassen hat.

Lean in der Vertriebsauftragsabwicklung

Mit dem Projekt Lean in der Auftragsabwicklung wollten wir einen Leuchtturm setzen und erste Erfahrungen aufbauen, um in Zukunft mit den eigenen Mitarbeitenden weitere Prozessoptimierungen umzusetzen. Das Ziel des Projektes war die Reduktion der Durchlaufzeit in der Vertriebsauftragsabwicklung. Nach einer IST-Analyse wurden die Mitarbeitenden von Reto Frei, Senior Lean Expert auf das Thema Lean Management in der Administration sensibilisiert. Anschliessend erstellten wir in vier Workshops über mehrere Wochen ein Konzept und erarbeiteten darin verschiedene Ansätze, welche in einem letzten Schritt im laufenden Tagesgeschäft implementiert wurden. Während der Arbeit war das ganze Team sehr motiviert. Das Bewusstsein, eine grosse Veränderung im Betrieb mitgestalten zu können, war ein hoher Ansporn. Natürlich gab es auch während des Projektes Momente, wo man gewisse Zweifel hatte. Diese konnten aber immer am selben Tag beseitigt werden. Die Leancom hat das Team während des Projektes stark unterstützt und vor allem in der Umsetzungsphase mit Ideen und Ansätzen aus anderen Unternehmungen inspiriert und uns auf neue Lösungen gebracht. Das Team wurde so sehr gut geleitet und hat die Sicherheit erhalten, welche für ein solches Projekt benötigt wird.

Folgende Resultate konnten wir in diesem Projekt erreichen:

  • Die Durchlaufzeit der Vertriebsauftragsabwicklung reduzierte sich kurzfristig um -67.7% von 1’981 Minuten auf 640 Minuten mit einem langfristigen Reduktionspotenzial von -84%.
  • Eine Kurzfristige Reduktion der Medienbrüche im Prozess von 30 auf 15 Stück mit einer Einsparung von 12’000 Blatt. Langfristig konnten wir die Medienbrüche auf 8 reduzieren.
  • Von 80% korrekt ausgefüllter Bestellformulare, welche keine Rückfragen generieren konnten wir die First-Time-Right Rate kurzfristig auf 94% steigern. Langfristig liegt das Ziel bei 100%.

 Auswirkungen auf das Unternehmen

Ich war vom ersten Moment an motiviert und das Endergebnis war für alle überraschend. Die Optimierung der Auftragsabwicklung zeigte dem ganzen Unternehmen, was man mit einem geringen Aufwand erreichen kann. Viele Massnahmen und Unterstützungshilfen welche in diesem Lean Admin Projekt umgesetzt wurden, werden aktuell bei weiteren Projekten mit Erfolg implementiert. Die ursprünglichen Teammitglieder unterstützen diese Projekte nun und können so ein breit abgestütztes Wissen über Lean in der Unternehmung aufbauen. Für mich persönlich wurde das Bewusstsein zum Thema Lean nochmals vertieft. Mit Lean zu Arbeiten heisst für mich sich jeden Tag bei jedem Schritt mit dem Gedanken zu beschäftigen und mit einer positiven Einstellung Veränderungen anzugehen und zu tätigen. Sven, Schilliger, Chief Sales Officer, Thermoplan AG

Firmenprofil

Thermoplan produziert professionelle Kaffeemaschinen, die auf der ganzen Welt für ihre Zuverlässigkeit sowie ihre einzigartigen Eigenschaften geschätzt werden. Bis unsere erstklassigen Qualitätsprodukte die Hallen in Weggis verlassen können, braucht es – neben viel technischem Know-how – vor allem Begeisterung und Leidenschaft. Davon haben wir eine Menge. Wir freuen uns, Sie mit innovativen Lösungen bedienen zu können – ganz nach dem Motto: „Your challenge is our passion!“

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