Oliver Mattmann über die Email-Flut

Der verdrängte Schrecken aller Büros

Wir kennen ihn alle, diesen gefürchteten Trommelwirbel-Moment vor dem Öffnen unseres Posteingangs: Wie viel Zeit werde ich wohl heute mit dem Lesen, Löschen, Ordnen und Beantworten von E-Mails verschwenden? 10 Minuten? Einen halben, einen ganzen Tag?
Aber wie kommt es, dass sich ein Kommunikationsmittel, das ursprünglich unser Arbeitsleben erleichtern sollte, sich zu einer der grössten Verschwendungen der Administration entwickelt hat?

Auch bei mir befand sich die E-Mail-Belastung zu Startzeiten der Leancom GmbH noch im Rahmen, nahm allerdings im Laufe der Zeit und mit dem Wachstum des Unternehmens massiv zu. Um dieser E-Mail-Flut Herr werden zu können, bearbeitete ich bereits frühmorgens um 05:45 Uhr im Zug wie wild E-Mails. Jeder freien Sekunde jagte ich nach, jede Pause wurde verwendet, um den Posteingang leer zu bekommen – schliesslich handelt es sich dabei um einen Bestand!

So ging es jeden Tag, bis die letzten Ferien im Herbst 2016 das Fass zum Überlaufen brachten: Nach einer Abwesenheit von knapp einer Woche begrüsste mich ein derart prall gefüllter Posteingang, dass ich mich kurzerhand entschied: So kann es nicht weiter gehen!

Überlegungen zu einem E-Mail-Knigge verwarf ich ziemlich schnell, denn sind wir ehrlich, so funktioniert diese Methode in so gut wie keinem Unternehmen. Eine andere, eine neue Lösung musste her! Und dazu gehört eine saubere Ursache-Wirkungsanalyse gemäss Ohno.

Eine erste Analyse ergab, dass beinahe 50% der E-Mails aus den eigenen Reihen stammt. Sofort stellte ich einen kleinen innerbetrieblichen Workshop auf die Beine, um im Team den Ursachen dieser internen E-Mail-Flut auf den Grund zu gehen.

Teil dieses Workshops war die Diskussion über vier Hypothesen, die ich in Bezug auf die E-Mail-Flut aufgestellt habe:

Hypothese 1: Je mehr ich E-Mails ich schreibe, desto mehr E-Mails erhalte ich.

Hypothese 2: Probleme werden über E-Mails weitergeschoben anstatt gelöst.

Hypothese 3: Prozessfehler und Nacharbeiten werden mittels E-Mails korrigiert.

Hypothese 4: Je mehr E-Mails im Posteingang, desto schwieriger wird das Erkennen wichtiger E-Mail.

Innerhalb des Workshops wurden die Hypothesen teilweise bestätigt, aber auch ergänzt: So stellte sich heraus, dass E-Mails auch zur Information oder Bestätigung, zum Einholen von Informationen, Wissen und Freigaben sowie zur Klärung von Kompetenzfragen geschrieben wurden. Fazit: E-Mails werden für so gut wie jedes Anliegen und als Hauptkommunikationsmittel genutzt. Dies, obwohl E-Mails eher ungeeignet für die meisten dieser Inhalte sind.

Damit waren die ersten Schritte getan: Das Erkennen der E-Mail-Flut als Problem, der Wille, dieses Problem zu lösen und die Suche nach den Gründen für das Problem. Was nun folgen musste, waren zum einen Massnahmen:

1.   Abmelden von Newslettern, Bestellbestätigungen, Benachrichtigungen etc.

2.   Bewusster Umgang mit E-Mails im Team

3.   Aufbau einer effizienten Regelkommunikation, welche die E-Mail-Kommunikation ersetzt.

Und zum anderen mussten Ziele definiert werden, denn ohne Ziele geht gar nichts! Also setzte ich fest, dass innerbetriebliche E-Mails gegen Null gehen und ausserbetriebliche zwischen 3 und 5 pro Tag liegen sollen. Auf diese Weise können neue Freiräume geschaffen werden, in denen ich mich mit meinen Mitarbeitenden gemeinsam weiterentwickeln, an neuen Aufgaben wachsen und das Unternehmen mit neuen Ideen und Entwicklungen weiterbringen kann

Im November setzte ich eine Kontrollwoche an, die bereits erste positive Ergebnisse zeigte: Die innerbetrieblichen E-Mails sind von 46% auf 13% gefallen. Sich damit zufrieden zu geben wäre allerdings alles andere als lean. Stattdessen forschen wir unermüdlich weiter, hinterfragen unsere E-Mail-Kommunikation und spüren innovativen Lösungen nach.

Mein Fazit: Geben Sie sich nicht mehr zufrieden mit Ihrer E-Mail-Zeitverschwendung! Setzen Sie noch heute einen Schluss-Strich, packen Sie dieses Problem an und untersuchen Sie die Gründe für Ihre E-Mail-Flut! Werden Sie mit uns eines der ersten Unternehmen mit Lean E-Mail.

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