12-Wochendesign bei der IWB

Zur Vereinfachung und Optimierung des Beschaffungsprozesses haben die Industriellen Werken Basel (IWB) auf Lean Management gesetzt. Das Projekt „SuSi“ wurde zusammen mit der Leancom AG im Rahmen eines 12-Wochendesigns durchgeführt. Wie sind die sechs Phasen innerhalb der drei Monate abgelaufen? Welche Herausforderungen mussten gemeistert werden und welche Erfolge resultierten? Im folgenden Bericht erfahren Sie mehr über die Success Story bei den Industriellen Werken Basel.

Phase 1 – Vorbereitung und Ist-Analyse

Die IWB führen jährlich bis zu 100 Submissionen durch. Die durchschnittliche Submissionsabwicklung dauert bis zu 200 Tage. Das Projekt SuSi nahm den Submissionsprozess mit offenem Verfahren und den strategische Beschaffungsprozess unter die Lupe. Mithilfe der Wertstromanalyse wurde der Ist-Prozess transparent auf Packpapier dargestellt. Erst durch diese Visualisierung wurde die grosse Komplexität sichtbar. Über 42 Schnittstellen durchlief der bestehende Prozess und diese Schnittstellen bedeuten in vielen Fällen auch Rückfragen und resultierend daraus Warte- bzw. Liegezeit.

Phase 2 – Schulung und Sensibilisierung

Lean Management befasst sich damit, wie man Verschwendungen vermindern und die Wertschöpfung maximieren kann, das heisst, schlanke und effiziente Prozesse. Lean Management fordert Vertrauen, Disziplin und Eigenverantwortung von Mitarbeitenden.
Die Tätigkeiten bestehen aus zwei Teilen: Verschwendung und Wertschöpfung. Doch welches ist nun was? Mithilfe einer interaktiven Simulation wurden die Theorien vom Vormittag auf spielerische Art und Weise klar gemacht.
Die Teilnehmenden konnten in der Schlussrunde des Spieles die Lean-Ansätze direkt anwenden und mit den optimierten und stark auf den Kunden ausgerichteten Prozessen eine massive Durchlaufzeitverkürzung erreichen.

Phase 3 – Konzeption des Soll-Prozesses

Die Teilnehmenden identifizierten und untersuchten Verschwendungen im Submissionsprozess, ehe sie den optimalen Soll-Prozess sowie den vorgelagerten Prozess der strategischen Beschaffung neu konzipierten. Mit viel Kreativität und Mut wurde der Ist-Prozess neu kreiert und wieder graphisch dargestellt. Hierzu wurden auch einige vorgelagerte und nachgelagerte Prozesse miteinbezogen. An dieses Idealbild wurden anschliessend die Detailkonzepte ausgerichtet, ausgearbeitet und dem Lenkungsteam mit einem konkreten Massnahmenplan vorgestellt.

Phase 4 und 5 – Konzeptumsetzung und Feinschliff

Das Projektteam definierte die Handlungsfelder mit hohem Verschwendungsanteil, erarbeitete Massnahmen zu deren Eliminierung und setzte diese dann laufend um. Verfolgt wurde dies mithilfe eines neu kreierten «SuSi-Boards», wo alles regelmässig besprochen und verfolgt wurde. Ganz nach dem Motto «Auf Veränderung zu hoffen, OHNE selbst etwas dafür zu tun, ist wie am Bahnhof zu stehen und auf ein Schiff zu warten.» stand in diesen Phasen das „TUN“ im Vordergrund. Ebenfalls wurden die neu umgesetzten Prozesse kritisch hinterfragt und auf deren Wirkung überprüft.

Phase 6 – Prozessabnahme und Überprüfung der Zielsetzung

Erstes Fazit der SuSi-Lean-Reise: Die Durchlaufzeit (DLZ) konnte um 30% reduziert werden. Die Schnittstellen sind um 40%, reduziert. Die Prozessrollen sind um 35% minimiert. Mit dem «SuSi-Board» (visuelles Monitoring) wird der Soll-Prozess kontinuierlich überwacht und verbessert.
Die Ergebnisse sind beispielhaft, wie mit einem strukturiertem Vorgehen, viel Teamarbeit, Kreativität und vor allem auch viel Spass, ein so komplexer Prozess mit vielen Akteuren optimiert werden kann. Das Projekt wurde IWB-intern von Halyna Rinner geleitet und nun schrittweise mit den Beteiligten in das Tagegeschäft weiter integriert.