5S und die grössten Fehler bei der Einführung

5S ist eine systematische Vorgehensweise, um in 5 Schritten zu effizienten Prozessen durch Ordnung, Sauberkeit und Standardisierung zu gelangen.
Ist denn Ordnung und Sauberkeit so komplex, dass man es in 5 Schritte unterteilen muss?

Manch einer wird sagen, dass es nichts anderes als gesunder Menschenverstand ist. Nun, diese Aussage ist gar nicht so falsch, aber was heisst eigentlich Ordnung und Sauberkeit? Was für den Einen bereits eine tolle Ordnung ist, mag für den Anderen unordentlich sein. Auch im Thema Sauberkeit gibt es oft keinen gemeinsamen Massstab. Es ist also eine subjektive Beurteilung des Betrachters. Mit einer strukturierten Vorgehensweise und möglichst messbaren Beurteilungskriterien können die Mitarbeiter die Aufgaben strukturiert, effizient, aber vor allem effektiv angehen. Zudem sind die Zwischenziele vorgegeben und die Resultate messbar. Die Methode hat sich seit über 60 Jahren in sehr vielen Unternehmen etabliert. Da diese Methode grundsätzliche sehr einfach zu verstehen ist, wird die Umsetzung allzu oft unterschätzt.

Weihnachsputz. Die 5S-Methode ist viel mehr als eine Aufräumaktion. Es ist eine radikale Umstellung, hin zu Perfektion in Arbeitsplatzgestaltung, Ergonomie und Effizienz.
Aufwand unterschätzt. Noch schnell am Freitag Nachmittag ein bisschen 5S machen, oder gar die letzten 5 Minuten am Abend bevor man nach Hause geht. Mit einer solchen Vorgehensweise muss man sich nicht wundern, dass der Fortschritt kaum messbar ist.
Von oben diktiert. Die 5S-Methode muss von allen Mitarbeitern verstanden und getragen werden. Dafür sind intensive Sensibilisierungen, Schulungen und Workshops für alle Mitarbeiter unabdingbar. Die Umsetzungskompetenz muss bei jedem einzelnen Mitarbeiter selber sein. Der ausführende Mitarbeiter ist der Profi in seinem Gebiet und kann die benötigten Hilfsmittel am besten bestimmen. Zudem wird es langfristig nur erfolgreich und nachhaltig sein, wenn alle Mitarbeiter eingebunden sind und jeder sein eigenes Umfeld selber verbessern kann.
Unstrukturiert. Alle rennen los und setzen motiviert um, aber ohne Plan und chaotisch. Eine strukturierte Vorgehensweise hilft schneller ans Ziel zu kommen und keine Ressourcen zu verschwenden.
Ohne Kontrolle. „So und jetzt halten wir diesen neuen Standard ein“. Dieses Vorhaben ist zwar löblich, endet aber allzu oft am gleichen Ort wie die Vorsätze für das neue Jahr am Silvesterabend. Wir Menschen sind Sammler und Jäger. Ohne das fünfte S, also die Standards abzusichern, wird sich der Zustand irgendwann wieder verschlechtern.
Geringe Priorität. Es muss von den Führungskräften getragen werden. Fordern und fördern, sowie selber ein Vorbild sein, sind wichtige Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung dieser Methode.
Alles auf einmal. Es gibt viele ungeduldige und neunmal schlaue Menschen. Sie glauben, dass Sie Abkürzungen nehmen und alles schneller erledigen können als ihre Vorgänger. Nun, die Erfahrung zeigt, dass die Einführung der 5S-Methode durchaus Monate bis Jahre dauern kann. Dennoch ist das Vorgehen in den Fünf Schritten die effektivste Methode.
Schöner wohnen als Hauptziel. Natürlich gehört es dazu, dass das Umfeld auch schöner wird, aber die Hauptziele sind Effizienzsteigerung, Fehlervermeidung und Produktivitätserhöhungen. Das visuelle Erscheinungsbild ist ein Nebenziel. Dies wird oft verwechselt.